Move Expired SOP Quotes to History

Expired quote documents do not move to the SOP history table on their own. If you want to move them to the SOP history table they need a little help. For my clients that want to keep their quotes, but do not want them to stay in the Work table, I create a stored procedure that runs periodically to clean up SOP Work file.

I use this SQL statement:

--copy line items from expired quotes to history

INSERT INTO SOP30300
(SOPTYPE,     SOPNUMBE,     LNITMSEQ,     CMPNTSEQ,     ITEMNMBR,     ITEMDESC,     NONINVEN,     DROPSHIP,     UOFM,     LOCNCODE,     UNITCOST,     ORUNTCST,     UNITPRCE,     ORUNTPRC,     XTNDPRCE,     OXTNDPRC,     REMPRICE,     OREPRICE,     EXTDCOST,     OREXTCST,     MRKDNAMT,     ORMRKDAM,     MRKDNPCT,     MRKDNTYP,     INVINDX,     CSLSINDX,     SLSINDX,     MKDNINDX,     RTNSINDX,     INUSINDX,     INSRINDX,     DMGDINDX,     ITMTSHID,     IVITMTXB,     BKTSLSAM,     ORBKTSLS,     TAXAMNT,     ORTAXAMT,     TXBTXAMT,     OTAXTAMT,     BSIVCTTL,     TRDISAMT,     ORTDISAM,     DISCSALE,     ORDAVSLS,     QUANTITY,     ATYALLOC,     QTYINSVC,     QTYINUSE,     QTYDMGED,     QTYRTRND,     QTYONHND,     QTYCANCE,     QTYCANOT,     QTYORDER,     QTYPRBAC,     QTYPRBOO,     QTYPRINV,     QTYPRORD,     QTYPRVRECVD,     QTYRECVD,     QTYREMAI,     QTYREMBO,     QTYTBAOR,     QTYTOINV,     QTYTORDR,     QTYFULFI,     QTYSLCTD,     QTYBSUOM,     EXTQTYAL,     EXTQTYSEL,     ReqShipDate,     FUFILDAT,     ACTLSHIP,     SHIPMTHD,     SALSTERR,     SLPRSNID,     PRCLEVEL,     COMMNTID,     BRKFLD1,     BRKFLD2,     BRKFLD3,     CURRNIDX,     TRXSORCE,     SOPLNERR,     ORGSEQNM,     ITEMCODE,     PURCHSTAT,     DECPLQTY,     DECPLCUR,     ODECPLCU,     EXCEPTIONALDEMAND,     TAXSCHID,     TXSCHSRC,     PRSTADCD,     ShipToName,     CNTCPRSN,     ADDRESS1,     ADDRESS2,     ADDRESS3,     CITY,     STATE,     ZIPCODE,     CCode,     COUNTRY,     PHONE1,     PHONE2,     PHONE3,     FAXNUMBR,     Flags,     CONTNBR,     CONTLNSEQNBR,     CONTSTARTDTE,     CONTENDDTE,     CONTITEMNBR,     CONTSERIALNBR,     ISLINEINTRA)

SELECT    
SOP10200.SOPTYPE,     SOP10200.SOPNUMBE,     SOP10200.LNITMSEQ,     SOP10200.CMPNTSEQ,     SOP10200.ITEMNMBR,     SOP10200.ITEMDESC,     SOP10200.NONINVEN,     SOP10200.DROPSHIP,     SOP10200.UOFM,     SOP10200.LOCNCODE,     SOP10200.UNITCOST,     SOP10200.ORUNTCST,     SOP10200.UNITPRCE,     SOP10200.ORUNTPRC,     SOP10200.XTNDPRCE,     SOP10200.OXTNDPRC,     SOP10200.REMPRICE,     SOP10200.OREPRICE,     SOP10200.EXTDCOST,     SOP10200.OREXTCST,     SOP10200.MRKDNAMT,     SOP10200.ORMRKDAM,     SOP10200.MRKDNPCT,     SOP10200.MRKDNTYP,     SOP10200.INVINDX,     SOP10200.CSLSINDX,     SOP10200.SLSINDX,     SOP10200.MKDNINDX,     SOP10200.RTNSINDX,     SOP10200.INUSINDX,     SOP10200.INSRINDX,     SOP10200.DMGDINDX,     SOP10200.ITMTSHID,     SOP10200.IVITMTXB,     SOP10200.BKTSLSAM,     SOP10200.ORBKTSLS,     SOP10200.TAXAMNT,     SOP10200.ORTAXAMT,     SOP10200.TXBTXAMT,     SOP10200.OTAXTAMT,     SOP10200.BSIVCTTL,     SOP10200.TRDISAMT,     SOP10200.ORTDISAM,     SOP10200.DISCSALE,     SOP10200.ORDAVSLS,     SOP10200.QUANTITY,     SOP10200.ATYALLOC,     SOP10200.QTYINSVC,     SOP10200.QTYINUSE,     SOP10200.QTYDMGED,     SOP10200.QTYRTRND,     SOP10200.QTYONHND,     SOP10200.QTYCANCE,     SOP10200.QTYCANOT,     SOP10200.QTYORDER,     SOP10200.QTYPRBAC,     SOP10200.QTYPRBOO,     SOP10200.QTYPRINV,     SOP10200.QTYPRORD,     SOP10200.QTYPRVRECVD,     SOP10200.QTYRECVD,     SOP10200.QTYREMAI,     SOP10200.QTYREMBO,     SOP10200.QTYTBAOR,     SOP10200.QTYTOINV,     SOP10200.QTYTORDR,     SOP10200.QTYFULFI,     SOP10200.QTYSLCTD,     SOP10200.QTYBSUOM,     SOP10200.EXTQTYAL,     SOP10200.EXTQTYSEL,     SOP10200.ReqShipDate,     SOP10200.FUFILDAT,     SOP10200.ACTLSHIP,     SOP10200.SHIPMTHD,     SOP10200.SALSTERR,     SOP10200.SLPRSNID,     SOP10200.PRCLEVEL,     SOP10200.COMMNTID,     SOP10200.BRKFLD1,     SOP10200.BRKFLD2,     SOP10200.BRKFLD3,     SOP10200.CURRNIDX,     SOP10200.TRXSORCE,     SOP10200.SOPLNERR,     SOP10200.ORGSEQNM,     SOP10200.ITEMCODE,     SOP10200.PURCHSTAT,     SOP10200.DECPLQTY,     SOP10200.DECPLCUR,     SOP10200.ODECPLCU,     SOP10200.EXCEPTIONALDEMAND,     SOP10200.TAXSCHID,     SOP10200.TXSCHSRC,     SOP10200.PRSTADCD,     SOP10200.ShipToName,     SOP10200.CNTCPRSN,     SOP10200.ADDRESS1,     SOP10200.ADDRESS2,     SOP10200.ADDRESS3,     SOP10200.CITY,     SOP10200.STATE,     SOP10200.ZIPCODE,     SOP10200.CCode,     SOP10200.COUNTRY,     SOP10200.PHONE1,     SOP10200.PHONE2,     SOP10200.PHONE3,     SOP10200.FAXNUMBR,     SOP10200.Flags,     SOP10200.CONTNBR,     SOP10200.CONTLNSEQNBR,     SOP10200.CONTSTARTDTE,     SOP10200.CONTENDDTE,     SOP10200.CONTITEMNBR,     SOP10200.CONTSERIALNBR,     SOP10200.ISLINEINTRA

FROM         SOP10100 LEFT OUTER JOIN
                      SOP10200 ON SOP10100.SOPTYPE = SOP10200.SOPTYPE AND SOP10100.SOPNUMBE = SOP10200.SOPNUMBE
WHERE     SOP10200.SOPTYPE = 1 AND (SOP10100.QUOEXPDA < GETDATE())

--HEADER
--copy header records from expired quotes to history

insert into SOP30200
(SOPTYPE,    SOPNUMBE,    ORIGTYPE,    ORIGNUMB,    DOCID,    DOCDATE,    GLPOSTDT,    QUOTEDAT,    QUOEXPDA,    ORDRDATE,    INVODATE,    BACKDATE,    RETUDATE,    ReqShipDate,    FUFILDAT,    ACTLSHIP,    DISCDATE,    DUEDATE,    REPTING,    TRXFREQU,    TIMEREPD,    TIMETREP,    DYSTINCR,    DTLSTREP,    DSTBTCH1,    DSTBTCH2,    USDOCID1,    USDOCID2,    DISCFRGT,    ORDAVFRT,    DISCMISC,    ORDAVMSC,    DISAVAMT,    ORDAVAMT,    DISCRTND,    ORDISRTD,    DISTKNAM,    ORDISTKN,    DSCPCTAM,    DSCDLRAM,    ORDDLRAT,    DISAVTKN,    ORDATKN,    PYMTRMID,    PRCLEVEL,    LOCNCODE,    BCHSOURC,    BACHNUMB,    CUSTNMBR,    CUSTNAME,    CSTPONBR,    PROSPECT,    MSTRNUMB,    PCKSLPNO,    PICTICNU,    MRKDNAMT,    ORMRKDAM,    PRBTADCD,    PRSTADCD,    CNTCPRSN,    ShipToName,    ADDRESS1,    ADDRESS2,    ADDRESS3,    CITY,    STATE,    ZIPCODE,    CCode,    COUNTRY,    PHNUMBR1,    PHNUMBR2,    PHONE3,    FAXNUMBR,    COMAPPTO,    COMMAMNT,    OCOMMAMT,    CMMSLAMT,    ORCOSAMT,    NCOMAMNT,    ORNCMAMT,    SHIPMTHD,    TRDISAMT,    ORTDISAM,    TRDISPCT,    SUBTOTAL,    ORSUBTOT,    REMSUBTO,    OREMSUBT,    EXTDCOST,    OREXTCST,    FRTAMNT,    ORFRTAMT,    MISCAMNT,    ORMISCAMT,    TXENGCLD,    TAXEXMT1,    TAXEXMT2,    TXRGNNUM,    TAXSCHID,    TXSCHSRC,    BSIVCTTL,    FRTSCHID,    FRTTXAMT,    ORFRTTAX,    FRGTTXBL,    MSCSCHID,    MSCTXAMT,    ORMSCTAX,    MISCTXBL,    BKTFRTAM,    ORBKTFRT,    BKTMSCAM,    ORBKTMSC,    BCKTXAMT,    OBTAXAMT,    TXBTXAMT,    OTAXTAMT,    TAXAMNT,    ORTAXAMT,    ECTRX,    DOCAMNT,    ORDOCAMT,    PYMTRCVD,    ORPMTRVD,    DEPRECVD,    ORDEPRVD,    CODAMNT,    ORCODAMT,    ACCTAMNT,    ORACTAMT,    SALSTERR,    SLPRSNID,    UPSZONE,    TIMESPRT,    PSTGSTUS,    VOIDSTTS,    ALLOCABY,    NOTEINDX,    CURNCYID,    CURRNIDX,    RATETPID,    EXGTBLID,    XCHGRATE,    DENXRATE,    EXCHDATE,    TIME1,    RTCLCMTD,    MCTRXSTT,    TRXSORCE,    SOPHDRE1,    SOPHDRE2,    SOPLNERR,    SOPHDRFL,    COMMNTID,    REFRENCE,    POSTEDDT,    PTDUSRID,    USER2ENT,    CREATDDT,    MODIFDT,    Tax_Date,    APLYWITH,    WITHHAMT,    SHPPGDOC,    CORRCTN,    SIMPLIFD,    DOCNCORR,    SEQNCORR,    SALEDATE,    EXCEPTIONALDEMAND,    Flags,    SOPSTATUS,    SHIPCOMPLETE,    DIRECTDEBIT,    WorkflowApprStatCreditLm,    WorkflowPriorityCreditLm,    WorkflowApprStatusQuote,    WorkflowPriorityQuote,    ContractExchangeRateStat)

SELECT     SOP10100.SOPTYPE,    SOP10100.SOPNUMBE,    SOP10100.ORIGTYPE,    SOP10100.ORIGNUMB,    SOP10100.DOCID,    SOP10100.DOCDATE,    SOP10100.GLPOSTDT,    SOP10100.QUOTEDAT,    SOP10100.QUOEXPDA,    SOP10100.ORDRDATE,    SOP10100.INVODATE,    SOP10100.BACKDATE,    SOP10100.RETUDATE,    SOP10100.ReqShipDate,    SOP10100.FUFILDAT,    SOP10100.ACTLSHIP,    SOP10100.DISCDATE,    SOP10100.DUEDATE,    SOP10100.REPTING,    SOP10100.TRXFREQU,    SOP10100.TIMEREPD,    SOP10100.TIMETREP,    SOP10100.DYSTINCR,    SOP10100.DTLSTREP,    SOP10100.DSTBTCH1,    SOP10100.DSTBTCH2,    SOP10100.USDOCID1,    SOP10100.USDOCID2,    SOP10100.DISCFRGT,    SOP10100.ORDAVFRT,    SOP10100.DISCMISC,    SOP10100.ORDAVMSC,    SOP10100.DISAVAMT,    SOP10100.ORDAVAMT,    SOP10100.DISCRTND,    SOP10100.ORDISRTD,    SOP10100.DISTKNAM,    SOP10100.ORDISTKN,    SOP10100.DSCPCTAM,    SOP10100.DSCDLRAM,    SOP10100.ORDDLRAT,    SOP10100.DISAVTKN,    SOP10100.ORDATKN,    SOP10100.PYMTRMID,    SOP10100.PRCLEVEL,    SOP10100.LOCNCODE,    SOP10100.BCHSOURC,    SOP10100.BACHNUMB,    SOP10100.CUSTNMBR,    SOP10100.CUSTNAME,    SOP10100.CSTPONBR,    SOP10100.PROSPECT,    SOP10100.MSTRNUMB,    SOP10100.PCKSLPNO,    SOP10100.PICTICNU,    SOP10100.MRKDNAMT,    SOP10100.ORMRKDAM,    SOP10100.PRBTADCD,    SOP10100.PRSTADCD,    SOP10100.CNTCPRSN,    SOP10100.ShipToName,    SOP10100.ADDRESS1,    SOP10100.ADDRESS2,    SOP10100.ADDRESS3,    SOP10100.CITY,    SOP10100.STATE,    SOP10100.ZIPCODE,    SOP10100.CCode,    SOP10100.COUNTRY,    SOP10100.PHNUMBR1,    SOP10100.PHNUMBR2,    SOP10100.PHONE3,    SOP10100.FAXNUMBR,    SOP10100.COMAPPTO,    SOP10100.COMMAMNT,    SOP10100.OCOMMAMT,    SOP10100.CMMSLAMT,    SOP10100.ORCOSAMT,    SOP10100.NCOMAMNT,    SOP10100.ORNCMAMT,    SOP10100.SHIPMTHD,    SOP10100.TRDISAMT,    SOP10100.ORTDISAM,    SOP10100.TRDISPCT,    SOP10100.SUBTOTAL,    SOP10100.ORSUBTOT,    SOP10100.REMSUBTO,    SOP10100.OREMSUBT,    SOP10100.EXTDCOST,    SOP10100.OREXTCST,    SOP10100.FRTAMNT,    SOP10100.ORFRTAMT,    SOP10100.MISCAMNT,    SOP10100.ORMISCAMT,    SOP10100.TXENGCLD,    SOP10100.TAXEXMT1,    SOP10100.TAXEXMT2,    SOP10100.TXRGNNUM,    SOP10100.TAXSCHID,    SOP10100.TXSCHSRC,    SOP10100.BSIVCTTL,    SOP10100.FRTSCHID,    SOP10100.FRTTXAMT,    SOP10100.ORFRTTAX,    SOP10100.FRGTTXBL,    SOP10100.MSCSCHID,    SOP10100.MSCTXAMT,    SOP10100.ORMSCTAX,    SOP10100.MISCTXBL,    SOP10100.BKTFRTAM,    SOP10100.ORBKTFRT,    SOP10100.BKTMSCAM,    SOP10100.ORBKTMSC,    SOP10100.BCKTXAMT,    SOP10100.OBTAXAMT,    SOP10100.TXBTXAMT,    SOP10100.OTAXTAMT,    SOP10100.TAXAMNT,    SOP10100.ORTAXAMT,    SOP10100.ECTRX,    SOP10100.DOCAMNT,    SOP10100.ORDOCAMT,    SOP10100.PYMTRCVD,    SOP10100.ORPMTRVD,    SOP10100.DEPRECVD,    SOP10100.ORDEPRVD,    SOP10100.CODAMNT,    SOP10100.ORCODAMT,    SOP10100.ACCTAMNT,    SOP10100.ORACTAMT,    SOP10100.SALSTERR,    SOP10100.SLPRSNID,    SOP10100.UPSZONE,    SOP10100.TIMESPRT,    SOP10100.PSTGSTUS,    SOP10100.VOIDSTTS,    SOP10100.ALLOCABY,    SOP10100.NOTEINDX,    SOP10100.CURNCYID,    SOP10100.CURRNIDX,    SOP10100.RATETPID,    SOP10100.EXGTBLID,    SOP10100.XCHGRATE,    SOP10100.DENXRATE,    SOP10100.EXCHDATE,    SOP10100.TIME1,    SOP10100.RTCLCMTD,    SOP10100.MCTRXSTT,    SOP10100.TRXSORCE,    SOP10100.SOPHDRE1,    SOP10100.SOPHDRE2,    SOP10100.SOPLNERR,    SOP10100.SOPHDRFL,    SOP10100.COMMNTID,    SOP10100.REFRENCE,    SOP10100.POSTEDDT,    SOP10100.PTDUSRID,    SOP10100.USER2ENT,    SOP10100.CREATDDT,    SOP10100.MODIFDT,    SOP10100.Tax_Date,    SOP10100.APLYWITH,    SOP10100.WITHHAMT,    SOP10100.SHPPGDOC,    SOP10100.CORRCTN,    SOP10100.SIMPLIFD,    SOP10100.DOCNCORR,    SOP10100.SEQNCORR,    SOP10100.SALEDATE,    SOP10100.EXCEPTIONALDEMAND,    SOP10100.Flags,    SOP10100.SOPSTATUS,    SOP10100.SHIPCOMPLETE,    SOP10100.DIRECTDEBIT,    SOP10100.WorkflowApprStatCreditLm,    SOP10100.WorkflowPriorityCreditLm,    SOP10100.WorkflowApprStatusQuote,    SOP10100.WorkflowPriorityQuote,    SOP10100.ContractExchangeRateStat

FROM         SOP10100
WHERE    SOPTYPE = 1 AND (SOP10100.QUOEXPDA < GETDATE())

--LINE
--delete line items of expired quotes from WORK

DELETE SOP10200
FROM         SOP10100 LEFT OUTER JOIN
                      SOP10200 ON SOP10100.SOPTYPE = SOP10200.SOPTYPE AND SOP10100.SOPNUMBE = SOP10200.SOPNUMBE
WHERE     SOP10200.SOPTYPE = 1 AND (SOP10100.QUOEXPDA < GETDATE())

--HEADER
--delete header records of expired quotes from WORK
DELETE SOP10100

WHERE    SOPTYPE = 1 AND (SOP10100.QUOEXPDA < GETDATE())

I feel certain there is a more elegant solution out there, but this one has been working for a long time.

Let me know what you think and help me approve this process.

Until next post.

Leslie

Technorati Tags: SOP,quote,stored procedure,history